Een duurzame sprint

5 tips voor een ontspannen werkdag

Begint jouw werkdag ook direct in de hoogste versnelling, met het beantwoorden van mails en het beluisteren van je voicemail berichten? Benut je elke beschikbare minuut aan werk, zodat je niet of nauwelijks tijd neemt om pauze te houden? En hoeveel energie heb je over, na een dag werken, voor je gezin, vrienden of sport?

In een serie van 3 blogs vergelijk ik jouw werkdag met het leveren van een topprestatie. In deel 1 besteedde ik aandacht aan een goede warming up. In dit blog geef ik je 5 tips die je tijdens je werkdag kunt toepassen, waardoor je frisser de eindstreep haalt.

Hoe voorkom je in de hectiek van een drukke werkdag dat je je focus verliest. Dat je in een stand terecht komt waarin je je laat leiden door re-activiteit: er popt een vraag op in je mailbox en je neiging is om die direct te behandelen. Terwijl je net van plan was om aan dat beleidsstuk te gaan schrijven, wat je volledige aandacht vraagt.

Hier volgen 5 handige en praktische tips die werken, zelfs voor iemand die heel druk is 😉

Tip 1: start met prio 1

Bepaal aan het einde van de vorige werkdag welke actie jouw volledige aandacht vraagt. Maak dit je prio 1 en start daar je dag mee. Als je nog fris bent, is je brein het beste in staat om ingewikkeld denkwerk te verrichten. Bovendien creëer je ruimte in je hoofd, door direct de meest belangrijke actie van je To-DO-list te kunnen schrappen. Hoef je daar de rest van de dag niet meer aan te denken.

Een menselijke neiging is om ingewikkelde taken naar achter te schuiven en de dag te beginnen met wat korte snelle activiteiten, de zogenaamde quick wins. De eerste handeling is daarom vaak het openen van de mailbox. Hierdoor stel je jezelf direct open voor een stroom van informatie, welke uitnodigt tot direct en snel handelen.

Dit brengt mij tot de volgende tip.

Tip 2: laat je mailbox dicht

Hoe verleidelijk het ook is, laat je mailbox het eerste (half) uur dicht. Hierdoor begin je de dag in een proactieve houding, waarin jij kunt bepalen hoe je dat eerste moment op het werk besteedt, bijvoorbeeld met prioriteit uit tip 1. Je schiet niet direct in de reactiviteit, waarbij je de acties van dat moment laat afhangen van wat er in je mailbox binnen komt. Je houdt grip op in ieder geval het eerste half uur van je werkdag en bepaalt tevens hiermee de intentie waarin je de rest van de dag wilt voortzetten.

Tip 3: haal adem

Door je werkdag te starten vanuit rust (zie ook Deel 1), herkent je brein en je lichaam deze stand. Waardoor je jezelf gedurende de dag kunt herinneren aan het gevoel dat je op dat moment voelde. Om de vergelijking met sprinten weer te trekken. Op het moment dat je buiten adem dreigt te raken, pas dan je tempo even aan. Vertraag je pas en neem wat gas terug. Haal adem! Herinner jezelf aan de rust die je voelde de eerste momenten van de dag en haal heel bewust 5 keer adem.

Tip 4: benut overgangsmomenten

Zie elke keer als je van de ene afspraak naar de andere afspraak gaat als een moment waarop je even niks hoeft te DOEN. Waarop je even op adem kunt komen en je brein kunt resetten. Je mentaal kunt voorbereiden op de volgende afspraak. De neiging van de meeste managers is om dan snel even de voicemail af te luisteren, een telefoontje te plegen of de mail te checken. Je stelt je zelf op die manier open voor allerlei nieuwe informatie en indrukken waarmee je, in de korte tijd beschikbaar, zelden iets concreets kunt doen. Beter is om het moment ten gunste van je eigen rust en ontspanning te gebruiken, en even wat gas terug te nemen.

Tip 5: stop met Multi tasken

Het lijkt heel efficiënt om met meerdere dingen tegelijk bezig te zijn. Meerdere documenten open op je computer. Te werken, terwijl je mailbox open staat en je kunt zien als er nieuwe berichtjes binnen komen. En dan, even dat telefoontje tussen door.

Steeds meer wetenschappers zijn het er over eens dat multitasken niet werkt. Het menselijke brein is niet in staat om te multitasken. Elke keer als we van de ene taak over gaan naar de andere taak overgaan, heeft het brein tijd nodig om te schakelen en zich optimaal te kunnen instellen op de nieuwe taak. De schakeltijd van de ene taak naar de andere taak kan oplopen tot 20 minuten is! Doe dus 1 taak tegelijk, rond die taak af alvorens je door gaat naar de volgende taak.

Tja en dan de bonus tip, de inkopper. Maar zo moeilijk is, als je het heel druk hebt.

Bonus tip: neem pauze

Kijk of je jezelf gedurende je werkdag, al is het maar een paar minuten, pauze kunt gunnen. Een moment waarop je even helemaal los komt van het werk, je telefoon op stil zet en als de situatie het toe laat je je werkplek verlaat. Frisse lucht doet wonderen. Zelfs een paar minuten in de buitenlucht kunnen je energie enorm doen toenemen. Laat staan als het je lukt om daarbij ook nog te wandelen, te bewegen. Ik snap heel goed dat pauze nemen met een drukke baan heel lastig is. Onderzoek wijst echter uit dat je veel effectiever bent in je werk, als je pauze neemt. Je laadt op die momenten de batterij weer op, zodat je er weer met frisse moed tegen aan kunt. Kijk dus wat kan, wat lukt.

Door heel bewust in je werk te staan, ontstaan er meer momenten van ontspanning. Op den duur zul je je minder gehaast en energieker voelen, waardoor je op het werk (nog) beter kunt presteren. Merk je dat je veel stress ervaart in je werk en dat het bewust vertragen je niet meer goed lukt? Neem dan gerust contact met me op. Dan kijken we samen verder of ik hierin iets voor je kan betekenen.

Bel of mail me! Ik ontmoet je graag.

In deel 3 van de reeks Voelt jouw werkdag als één lange sprint sta ik stil bij wat je kunt doen rondom je werkdagen om te voorkomen dat het voortdurend sprinten in het werk leidt tot vervelende gezondheidsproblemen. Deel 3 heet om die reden dan ook “Het voorkomen van blessures”.